7 gute Gründe

für ein mobiles Intranet

 

Eine gute Mitarbeiter-App ist ein "Mobiles Intranet für die Hosentasche"!

Die Argumente für ein mobiles Intranet sind aus unternehmerischer Sicht von zentraler Bedeutung. Kernziele einer Firma wie Mitarbeiterbindung und -motivation, bessere Kommunikation, höhere Geschwindigkeit, Effizienz und Produktivität, Kostensenkung und Wahrung des Datenschutzes werden mit einem mobilen Intranet alle erheblich besser erreicht oder überhaupt erst ermöglicht. 

 

Wie genau – das erklären wir* in den folgenden 7 Gründen für ein mobiles Intranet:

  1. Alle Mitarbeiter des Unternehmens werden erreicht
  2. Ein mobiles Intranet fördert die Mitarbeiterbindung und -motivation
  3. Die Unternehmenskommunikation wird schneller und effektiver
  4. Durch Push-Benachrichtigungen sind alle stets auf dem neuesten Stand
  5. Alle Strukturen sind datenschutzkonform
  6. Die Mitarbeiter werden noch produktiver
  7. Ein mobiles Intranet spart Zeit und Geld

 

Im Detail:

1. Alle Mitarbeiter des Unternehmens werden erreicht

Wenn das Intranet eines Unternehmens nur mittels eines Desktop-PCs nutzbar ist, werden natürlich auch nur diejenigen Mitarbeiter erreicht, die an einem Schreibtisch sitzen. In großen Unternehmen arbeiten allerdings bis zu 70 % der Angestellten „deskless“. Dazu zählen Produktionsmitarbeiter, Servicetechniker, Verkäufer, Fahrer, Pfleger, Zugbegleiter, Kellner, Hotelangestellte und noch viele andere Berufsgruppen. Sie alle haben keinen Zugriff auf ein stationäres Intranet und können selbst per E-Mail nur schwierig und mit großen Verzögerungen kontaktiert werden. Auch Lösungsansätze wie Terminals oder zum Beispiel ein gemeinsamer PC für alle Kollegen im Lager funktionieren in der Praxis kaum.

 

Das Problem der mangelnden Erreichbarkeit trifft aber nicht nur auf die „non-desk“-Angestellten zu. Die Kollegen aus dem Vertrieb, die gerade einen großen Kunden besuchen, oder die Marketingmitarbeiter, die aktuell den Aufbau eines Messestandes betreuen, haben manchmal mehrere Tage keinen Zugang zu einem PC. Auch sie verpassen mitunter wichtige Informationen.

 

Mithilfe eines mobilen Intranets hingegen sind alle Mitarbeiter an jedem Ort ganz einfach über ihr Smartphone erreichbar. Sie können in kurzen Arbeitspausen oder Wartephasen im Handumdrehen checken, ob es wichtige Neuigkeiten gibt. So stehen sie regelmäßig mit dem Unternehmen in Kontakt und sind immer up to date.

 

2. Ein mobiles Intranet fördert die Mitarbeiterbindung und -motivation

In Zeiten enormer Mitarbeiterfluktuation in vielen Branchen, kann ein mobiles Intranet durchaus ein Trumpf im Ärmel des Arbeitgebers sein. Stichwort: Employer Branding! Vor allem der mögliche Austausch über ein mobiles Social Intranet, die größere Unternehmenstransparenz und die Möglichkeiten, sich selbst einzubringen, schaffen echte Verbundenheit und Identifikation. Der Mitarbeiter gehört dazu – und zwar den gesamten Tag lang und von überall aus! Diese Zugehörigkeit wird übrigens auch durch die Unternehmens-App und die entsprechende Corporate Identity auf dem meist privaten Handy des Angestellten symbolisiert. Diesen Platz auf dem wichtigsten ständigen Begleiter hat schließlich nicht jeder.

 

Hand in Hand mit der Mitarbeiterbindung geht auch die Mitarbeitermotivation. Denn nur ein Angestellter, der sich mit seinem Unternehmen identifiziert und verbunden fühlt, wird dauerhaft motiviert sein, sich anzustrengen und einzubringen. Hierbei kann zum Beispiel auch ein gut funktionierendes Vorschlag- und Beschwerdemanagement helfen, das über das mobile Intranet nutzbar ist. Auf diese Weise gehen keine wertvollen Ideen verloren und der Mitarbeiter hat das Gefühl, wirklich etwas beitragen und verbessern zu können.

 

3. Die Unternehmenskommunikation wird schneller und effektiver

Die Digitalisierung prägt das Privatleben der deutschen Arbeitnehmer jedes Jahr mehr. Rund 70 % der Bevölkerung nutzten 2018 bereits ein Smartphone – und das meist mehrere Stunden pro Tag. Kommunikation findet immer öfter per Instant Messaging und in Sozialen Netzwerken statt. News werden per App gelesen. Weiterbildung funktioniert bequem per E-Learning. Doch was im Privatbereich bereits selbstverständlich ist, steckt in vielen Betrieben noch in den Kinderschuhen. Mit einem mobilen Intranet dagegen geht das Unternehmen mit der Zeit und holt seine Mitarbeiter bei ihren ohnehin gewohnten Kommunikationsformen ab.

 

Ein mobiles Intranet ermöglicht aber nicht nur eine für die Angestellten intuitivere Kommunikationsstruktur. Auch die Gründe, warum sich Chat-Nachrichten und Beiträge in Sozialen Netzwerken überhaupt als primäre Kommunikationskanäle durchgesetzt haben, sind nicht von der Hand zu weisen: Sie sind von überall sowohl schnell gecheckt als auch schnell geschrieben. Darüber hinaus sind sie interaktiver, dynamischer und viel transparenter als E-Mails – auch für Kollegen, die nachträglich zu einem Thema hinzugezogen werden. Das sind viele Vorteile, die mit einem mobilen Intranet auch für das eigene Unternehmen nutzbar werden. 

 

4. Durch Push-Benachrichtigungen sind alle stets auf dem neuesten Stand

Ein wichtiger Teil der Kommunikationskanäle im Zeitalter der Digitalisierung sind die Push- Benachrichtigungen auf mobilen Endgeräten. Diese sorgen auch bei einem mobilen Intranet dafür, dass wir keine wichtigen Aufgaben, Entwicklungen oder Informationen verpassen. Die Neuigkeiten aus dem Intranet werden nämlich auf dem mobilen Endgerät des Angestellten unmittelbar angezeigt – und zwar zeit- und ortsunabhängig. Wie und wann genau ein Mitarbeiter seine Push- Benachrichtigungen gerne erhalten will, das kann er für sich selbst genau passend personalisieren (z.B. Ruhepausen am Wochenende oder im Urlaub).

 

So erfährt der Außendienstmitarbeiter z.B. gerade noch rechtzeitig vor seinem Kundentermin, dass sich die Auslieferung eines Produktes verzögert. Und die Kollegin aus der Marketing-Abteilung bekommt auf der Fahrt zur Messe Bescheid, dass die neuen Prototypen dringend vom Zoll abgeholt werden müssen. Nachrichten, welche die Mitarbeiter unter anderen Umständen erst viele Stunden später bemerkt hätten.

 

Übrigens ist es bei den Mitgliedern der jungen Generation Z keine Selbstverständlichkeit mehr, dass sie gut per E-Mail erreichbar sind. Diese Nachwuchskräfte vernachlässigen das vergleichsweise träge und statische alte Medium gerne. Wer also wirklich ihre Aufmerksamkeit erregen will, ist oft mit einer Push-Benachrichtigung besser beraten.

 

5. Alle Strukturen sind datenschutzkonform

In fast allen Unternehmen, die keine internen Alternativen zu den großen Instant Messengern wie WhatsApp und Facebook Messenger bieten, bildet sich eine erhebliche Schatten-IT heraus. Dann wird der Termin für einen Kundentermin am Abend einfach schnell per WhatsApp abgefragt, und die neuesten Entwicklungen eines Projektes werden eben mal per Facebook Messenger mit dem erkrankten Kollegen diskutiert. Diese Nutzung entzieht sich jeder Kontrolle des Managements und verstößt fast immer gegen die Datenschutzregeln des Unternehmens und gegen geltende Datenschutzgesetze.

 

Mit einem mobilen Intranet stellen Sie Ihren Mitarbeitern eine einfache Lösung zur Verfügung. Sie haben weiterhin den Komfort eines Instant Messengers mitsamt seiner Geschwindigkeit und einfachen Nutzung. Und Sie gewährleisten, dass Kunden- und Mitarbeiterdaten nur innerhalb Ihrer eigenen geschützten Kanäle thematisiert werden. Hier bleiben die Daten auditfähig und Sie können genau festlegen, wer auf welche Daten zugreifen darf. Das schützt auch vor kostspieligen Abmahnungen!

 

6. Die Mitarbeiter werden noch produktiver

Während der Woche gibt es viele ungenutzte Zwischenzeiten: vom Warten an der Bushaltestelle oder in der Zahnarztpraxis, über die Fahrstuhlfahrt zum nächsten Meeting, bis hin zur Backzeit des abendlichen Gemüseauflaufs. Während all dieser Warteperioden greifen viele zum Smartphone, um die Zeit zu überbrücken. Mit einem mobilen Intranet verwandelt sich ein maßgeblicher Teil dieser brachliegenden Minuten in produktiv genutzte Arbeitszeit (an alle Betriebsräte: natürlich nur auf freiwilliger Basis!).

 

Mitarbeiter können sich auf den neuesten Stand eines Projektes bringen, schnell die Frage einer anderen Abteilung beantworten oder sich sozial einbringen und das Urlaubsfoto eines Kollegen kommentieren, um zum positiven Betriebsklima und der allgemeinen Mitarbeiterbindung beizutragen. Und all das geht jederzeit und von überall aus – wann immer gerade zwei, drei Minuten „frei“ sind.

 

Darüber hinaus kann ein mobiles Intranet bei einem akuten Motivationstief wie dem berüchtigten Nachmittagsloch, unterstützend wirken und längeren unproduktiven Phasen vorbeugen. Denn wer zwischendurch mal die Arbeitsoberfläche wechseln kann und außerdem sein privates Lieblingsgerät, das Smartphone, auch zum Arbeiten benutzen kann, der wird in Summe klar produktiver sein.   

 

7. Ein mobiles Intranet spart Zeit und Geld

Viele Unternehmer scheuen sich vor den Kosten, die eine mobile Intranet-Lösung verursacht. Tatsächlich kostet die entsprechende Software pro Mitarbeiter und Monat aber oft nur so viel wie ein Kaffee und spart im Gegenzug signifikant Zeit und Geld. Nicht nur werden die Mitarbeiter im Schnitt produktiver, Sie müssen auch deutlich seltener in zeit- und damit kostenintensiven Meetings sitzen. Vieles kann nämlich im Intranet effizienter und zeit- und ortsunabhängig besprochen, geplant und gezeigt werden (z.B. per Video).

 

Auch die Mitarbeiter beispielsweise über ein Betriebsfest oder einen neuen Schichtplan zu informieren, ist per mobilem Intranet schnell geschehen – und bietet gleichzeitig die ideale Plattform für alle darauffolgenden Planungsschritte, Änderungswünsche und Folgeinformationen. Die Zeiten, als noch dutzenden Mitarbeitern ohne betriebliche E-Mail-Adresse hinterher telefoniert oder gesimst werden musste, sind damit Geschichte. Das gleiche gilt für die latente Unsicherheit, ob auch alle Kollegen die Änderung eines Aushangs am Schwarzen Brett mitbekommen haben. Mit einem mobilen Intranet kann allen Mitarbeitern in wenigen Minuten die aktuelle Information per Push-Nachricht zugespielt werden – bei Bedarf mit Aufforderung zur Lesebestätigung.

 

Ein weiterer Aspekt, der Zeit und Geld spart, ist die Hardware. Denn was sich in vielen Unternehmen sogar bei inhouse Mitarbeitern zum Trend entwickelt, ist bei den „non-desk“-Angestellten in vielen Fällen die sinnvollste Lösung: „bring your own device“ (BYOD). Denn wenn die Mitarbeiter ihre eigenen Mobilgeräte nutzen, spart dies dem Unternehmen nicht nur den Anschaffungspreis, sondern vor allem die Einarbeitungszeit und -kosten. Darüber hinaus werden Anwendungsfehler und -probleme minimiert.

 

Fazit: Ein mobiles Intranet bringt das Unternehmen nach vorne!

Ein mobiles Intranet bringt für das Unternehmen enorm viele Vorteile mit sich. Allen voran ermöglicht es endlich, tatsächlich alle Mitarbeiter zu erreichen – inklusive der „deskless“-Angestellten und der Kollegen auf Geschäftsreise oder in Elternzeit. Die Kommunikation mit ihnen ist schneller und effektiver, und alle sind durch Push-Benachrichtigungen stets auf dem neuesten Stand über wichtige Entwicklungen im Unternehmen oder in ihren spezifischen Teams oder Projekten.

 

Aber nicht nur Sie haben im wahrsten Sinne des Wortes einen besseren Draht zu den Angestellten Ihrer Firma. Auch diese sind untereinander intensiver vernetzt. Dies geht aber mitnichten auf Kosten des Datenschutzes, wie es in vielen Firmen ohne ein mobiles Intranet der Fall ist. Im Gegenteil können mit einem mobilen Intranet die Daten von Kunden und Mitarbeitern gesetzeskonform geschützt werden.

 

Die bessere Vernetzung und das Gefühl, wirklich etwas beitragen zu können, führt bei den Kollegen schließlich zu einer erhöhten Unternehmensbindung und Motivation. Letztere ist einer der wichtigsten Faktoren, der sich positiv auf die Produktivität der Mitarbeiter auswirken. Außerdem ist es mit einem mobilen Intranet möglich, viele der täglichen Zwischenzeiten, die sonst nur mit Warten und privaten Nachrichten verbracht werden, aktiv für das Unternehmen zu nutzen. Und last but not least: All diese Vereinfachungen und Verbesserungen durch ein mobiles Intranet sparen Ihrem Unternehmen sowohl wertvolle Zeit als auch bares Geld!

 

*Quelle: Auszug aus einem Beitrag von Katharina Mauder für Coyo, veröffentlicht am 30.01.2019 unter: https://www.coyoapp.com/blog/die-7-wichtigsten-gruende-für-ein-mobiles-intranet